Cómo Brand Team liberó 47 horas operativas y transformó su gestión de facturas con IA

El crecimiento trae complejidad. Y muchas veces, esa complejidad no se ve en ventas o en operaciones comerciales, sino en los procesos administrativos que sostienen el negocio.

Eso fue lo que empezó a suceder en Brand Team, una empresa con múltiples centros de costos, distintos proveedores y un flujo administrativo que debía integrarse con precisión en su sistema de gestión: Plataforma ERP.

El sistema funcionaba.
El desafío era cuánto esfuerzo del equipo requería sostenerlo.

El escenario: volumen creciente y carga manual acumulada

Cada factura que ingresaba a Plataforma ERP, debía ser:

Revisada manualmente
 

Interpretada (incluso cuando la información estaba dispersa en el documento)

Imputada correctamente según centro de costos

Cargada en Plataforma ERP

Validada nuevamente

 

A medida que el volumen crecía (hoy ya superan las 710 facturas procesadas bajo el nuevo modelo), el equipo administrativo dedicaba cada vez más tiempo a tareas repetitivas y operativas.

No era un problema de control. Era un problema de sostenibilidad.

Si el crecimiento implica más horas de carga manual, el modelo empieza a tensionarse.

El punto de inflexión: profesionalizar sin sobrecargar

Brand Team tomó una decisión estratégica: optimizar el proceso sin cambiar su ERP ni aumentar la estructura administrativa La implementación de Xtract permitió automatizar la lectura y organización de facturas, integrándose directamente con Plataforma ERP.

La tecnología comenzó a encargarse :

• Leer documentos en distintos formatos
• Extraer la información clave sin importar dónde estuviera dentro del archivo
• Facilitar la imputación por centro de costos
• Reducir intervención manual innecesaria
  
   

El proceso dejó de depender completamente de la carga humana.

Resultados concretos: 47 horas liberadas

Con 710 facturas procesadas bajo el nuevo esquema, el impacto operativo fue claro.

El tiempo que antes se destinaba a tareas manuales de autorización y contabilización se redujo significativamente. En términos acumulados, equivale a casi seis jornadas laborales completas que dejaron de destinarse a tareas repetitivas.

Pero el dato no es solo cuantitativo.

Esas horas ahora se invierten en revisar información con mayor criterio, acompañar decisiones internas y fortalecer el control financiero.

Más que eficiencia: un cambio en la forma de trabajar

Antes, el equipo trabajaba con picos de carga cerca de fechas de vencimiento. El foco estaba en “llegar”.

Hoy, el proceso es más previsible. La información fluye con mayor orden y la imputación gana consistencia.

La diferencia no está solo en el tiempo ahorrado, sino en la calidad del trabajo.

Les permitió salir del trabajo mecánico para enfocarse en tareas de mayor valor.

Escalar sin multiplicar el back-office

En empresas con múltiples proveedores y centros de costos, el crecimiento puede implicar más estructura administrativa.

La automatización permitió que Brand Team construya una base sólida para escalar sin aumentar proporcionalmente la carga operativa. Plataforma ERP sigue siendo el corazón del sistema, pero ahora está respaldado por inteligencia artificial que reduce fricción y riesgo.

La operación es la misma.
La dinámica cambió.

Una decisión estratégica a largo plazo

Adoptar IA no fue solo una mejora tecnológica. Fue una decisión sobre cómo querían trabajar en el futuro.

Hoy Brand Team cuenta con procesos más ordenados, trazables y sostenibles. El equipo está menos expuesto al desgaste operativo y mejor preparado para acompañar el crecimiento del negocio.

Porque automatizar no es hacer más rápido. Es hacer mejor, durante más tiempo.

Si querés explorar cómo la automatización puede liberar tiempo operativo y fortalecer la gestión financiera de tu empresa, agendemos una conversación.