Caso de estudio gratis: Cómo Tiendamia logró un tiempo promedio de aprobación y contabilización de facturas de compra de 2 hs (operando en 5 países)

Con procesos manuales que dificultaban la rapidez y fluidez en la aprobación de facturas, Tiendamia identificó la necesidad de una solución innovadora para optimizar su flujo de trabajo y liberar a su equipo de tareas repetitivas. Fue así como decidieron implementar Xtract, una herramienta de automatización avanzada basada en inteligencia artificial, que no solo revolucionó su sistema de aprobación, sino que también mejoró drásticamente su eficiencia operativa.

 

Antecedentes

Tiendamia, una empresa líder en el comercio electrónico transfronterizo, se enfrenta al desafío de procesar entre 1000 y 1650 facturas mensuales. En una operación de esta magnitud, donde la eficiencia y la precisión son críticas, cada factura requiere la aprobación de, al menos, dos personas para cumplir con las políticas de control interno de la empresa.

A medida que el volumen de facturas aumentaba, el proceso manual de revisión y aprobación se volvió una carga considerable. El equipo de finanzas y administración debía asegurarse de que cada documento pasara por los controles adecuados, un flujo que muchas veces se extendía más tiempo de lo deseado, impactando en la agilidad y en la visibilidad financiera de la organización. Con estas necesidades claras, Tiendamia apostó por Xtract, una solución avanzada de automatización de procesos impulsada por inteligencia artificial.



 

Implementación de Xtract en Tiendamia

Xtract se integró en los sistemas de Tiendamia con el propósito de automatizar el flujo de autorización de facturas desde su recepción hasta su aprobación final. La clave de esta integración fue la tecnología de lectura inteligente de Xtract, que se destaca no solo por su precisión superior al 97%, sino por su capacidad de establecer reglas de aprobación personalizables según criterios específicos, como el monto de la factura, la moneda utilizada, el proveedor y otros datos relevantes.

Gracias a estas capacidades, el sistema asigna automáticamente cada factura al encargado adecuado de manera inmediata. La automatización de este flujo permite que cada documento pase de un nivel de revisión a otro sin intervención manual, lo que evita cuellos de botella y agiliza la comunicación entre los distintos aprobadores.


 

Múltiples niveles de aprobación

Uno de los requisitos específicos de Tiendamia era poder incorporar múltiples niveles de aprobación en el flujo de trabajo, asegurando así que cada factura cumpliera con los niveles de autorización establecidos. Con Xtract, lograron configurar un flujo de aprobación en el cual el líder del equipo puede dar su visto bueno final solo después de que los miembros del equipo hayan revisado y validado la factura. Este enfoque en etapas permite que el proceso fluya sin trabas y con la seguridad de que cada documento ha pasado por las manos necesarias antes de ser registrado.


 

Resultados: ahorro de tiempo y eficiencia
 

Teniendo en cuenta que el tiempo de aprobación se mide desde el momento en que el proveedor envía la factura al correo de proveedores de Tiendamia hasta que queda aprobada por todos los colaboradores involucrados, desde la implementación de Xtract, Tiendamia ha alcanzado un promedio de autorización de facturas de solo 2 horas mensuales. Esto representa una mejora radical comparada con los tiempos anteriores, que podían extenderse mucho más debido al procesamiento manual y la falta de automatización en el enrutamiento y aprobación de facturas.

Con un volumen mensual de 1000 a 1650 facturas, Tiendamia ha visto cómo Xtract no solo agiliza el tiempo de respuesta del equipo, sino que reduce el esfuerzo operativo en un 70%, liberando a los colaboradores de tareas manuales para centrarse en funciones estratégicas. Este nivel de optimización equivale a un ahorro significativo en costos de procesamiento y una mejora notable en la visibilidad de los gastos y el control financiero de la empresa.


 

Resultados obtenidos


El tiempo promedio de autorización de facturas se redujo a solo 2 horas, lo que anteriormente podía tomar hasta 20 horas o más según el volumen. Además, la automatización del ingreso de facturas al ERP le permitió ahorrar tiempo significativo al equipo contable.

A continuación, se muestra una tabla con los ahorros logrados:

Tabla de ahorro de tiempo y costos con Xtract

Cálculo del Ahorro en USD:

• Sueldo mensual promedio de un auxiliar contable: $1,800 (160 horas laborales).
• Costo por hora: $11.25.
• Auxiliares contables requeridos en proceso manual: 1 cada 700 facturas.
• Ahorro en USD: Ahorro total en horas × $11.25.

Conclusión
 

El éxito de Tiendamia con Xtract es un testimonio del poder de la automatización inteligente en la administración de flujos financieros complejos. Al operar en múltiples países con legislaciones y requisitos contables diversos, la solución de Xtract demostró ser fundamental para mantener la agilidad de Tiendamia en un mercado competitivo. Empresas similares pueden inspirarse en este caso para mejorar sus procesos y ganar competitividad.

Al implementar una solución que se adapta a sus necesidades, Tiendamia ha logrado optimizar su flujo de aprobación, reducir el tiempo promedio de autorización y mantener un control riguroso sobre cada transacción. Esta experiencia demuestra cómo la tecnología de Xtract puede transformar los procesos administrativos en empresas de cualquier tamaño, brindando eficiencia, transparencia y control.

Para empresas que buscan mejorar sus operaciones y liberar recursos para áreas estratégicas, la experiencia de Tiendamia es un ejemplo inspirador del impacto que puede tener una solución como Xtract.

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