.png?alt=media&token=2d611ab3-8831-40e3-9e9c-0069d54443eb)
El contexto
Distribuidora MM es un grupo empresarial colombiano que opera tres empresas al mismo tiempo: distribución, perfumería y tecnología. Su equipo contable — liderado por Yesenia Vargas — era el responsable de gestionar las facturas de las tres, todas corriendo sobre SAG® ERP, el sistema de gestión que desarrolla PYA.
PYA lleva más de 30 años acompañando a empresas medianas en Colombia con soluciones contables. Cuando empezaron a ver que sus clientes perdían demasiado tiempo en la carga manual de facturas, buscaron una solución que se integrara con SAG® ERP sin obligarlos a cambiar nada. Así llegaron a Xtract, y así llegó Xtract a Distribuidora MM.
Cómo trabajaban antes
El proceso era manual de principio a fin. Por cada factura que llegaba, alguien del equipo tenía que:
- Buscarla y descargarla
- Revisarla y clasificarla
- Ingresarla a SAG® ERP campo por campo
Cada factura tomaba alrededor de 8 minutos. Con el volumen de tres empresas activas, eso se traducía en horas de trabajo repetitivo todos los días — y en información que siempre llegaba tarde.
"Este proceso consumía una cantidad significativa de tiempo y dificultaba mantener la información actualizada." — Yesenia Vargas, Auxiliar Contable · Distribuidora MM
Qué cambió
PYA integró Xtract directamente con SAG® ERP del grupo. Sin migrar de sistema, sin cambiar la infraestructura, sin curvas de aprendizaje largas. El equipo contable empezó a procesar facturas en aproximadamente 1 minuto cada una.
No hubo que reemplazar nada de lo que ya funcionaba. Xtract se sumó al proceso existente y eliminó la parte que más tiempo consumía: la carga manual.
"La automatización nos permitió reducir el manejo de documentos físicos y agilizar considerablemente los tiempos de registro, permitiéndonos realizar tareas que antes tomaban horas en cuestión de minutos." — Yesenia Vargas, Auxiliar Contable · Distribuidora MM
Un año después
En los últimos 12 meses, el equipo procesó 2.675 facturas a través de Xtract. Si lo calculamos con los tiempos anteriores, eso hubiera representado más de 356 horas de trabajo manual — solo en tipear datos.
Con Xtract, ese mismo volumen se resolvió en aproximadamente 45 horas. Más de 310 horas liberadas para tareas que sí requieren criterio humano.
| Antes | Con Xtract | ||
|---|---|---|---|
| Tiempo por factura | 8 min | Tiempo por factura | 1 min |
| Facturas (12 meses) | 2.675 | Facturas (12 meses) | 2.675 |
| Horas invertidas | 356 hs | Horas invertidas | 45 hs |
| Horas recuperadas | — | Horas recuperadas | +310 hs |
El dashboard también muestra 1.768 facturas contabilizadas automáticamente y 3.020 requests a la API en el período — todo sin intervención manual.
"Hoy contamos con información más oportuna, procesos más eficientes y una operación mucho más organizada. Sin duda, Xtract ha sido un aliado estratégico en la modernización de nuestra gestión contable. Agradecemos su acompañamiento y excelente servicio." — Yesenia Vargas, Auxiliar Contable · Distribuidora MM SAS
¿Tu equipo también usa SAG® ERP?
Si procesás un volumen alto de facturas de compra y el ingreso manual sigue siendo parte de la rutina, podemos mostrarte cómo funciona Xtract integrado con tu sistema actual — sin cambiar nada de lo que ya tienes.
Agendá una demo gratuita →
